1. 메일함이 '문서 창고'가 되어버린 순간
“지난달 계약서 어디 있지?”
“팀장님이 보낸 인보이스 메일 제목이 뭐였더라…”
“이번 분기 보고서가 어디 폴더에 있었지?”
팀 안에서 한 번쯤 오갔을 법한 대화들입니다. 파일 정리라는 단순하지만 반복적인 일이 실은 업무의 흐름을 끊고, 집중력을 분산시키며, 중요한 일의 발목을 잡습니다.
메일함에 첨부된 파일을 클릭 → 다운로드 → 알맞은 폴더에 저장 → 파일명 바꾸기 → 공유 혹은 분류...
이 간단한 루틴이 하루에 몇 번씩 반복되면 업무 시간은 순식간에 사라집니다.
2. 자동화가 절실했던 순간들
아래 같은 상황, 한 번이라도 겪어보셨다면 아마도 ‘자동 정리’라는 말에 고개를 끄덕이실 거예요.
결제 내역 메일을 모아서 엑셀에 붙이는 중, 파일명에 날짜가 빠져 있어서 다시 열어보는 중
회계팀에 인보이스 전달해야 하는데, 메일마다 저장 경로가 달라서 하나씩 찾아야 할 때
CS팀이 고객 클레임 메일의 첨부 파일을 다운로드해서 별도 폴더에 저장하고 공유하는 게 너무 반복될 때
휴가 중일 때 들어온 업무 메일이 정리 안 되어 있어, 복귀 첫날에 메일함 정리만 3시간이 걸렸던 날
3. "자동으로 정리된다면?"
카테고리별 폴더 생성
파일명 규칙 자동 설정: 예) [날짜][고객사][문서유형].pdf
지정된 드라이브에 자동 저장 + 팀원과 자동 공유
4. 리얼한 개선 효과 예시
📌 한 스타트업의 운영팀 사례
"주 1회, 월말에 하던 문서 정리 시간이 매주 3시간씩 줄었습니다.
반복되던 저장 작업이 없어지고, 실수로 파일을 덮어쓰는 일도 사라졌어요."
📌 회계팀 자동화 도입 사례
"거래처에서 날아오는 첨부파일이 자동 분류되다 보니, 보고서 작성 시간도 단축됐고,
팀원 간 ‘이거 어디 저장했어요?’라는 질문도 거의 사라졌습니다."
5. 수작업을 줄이는 건, ‘게으름’이 아니라 ‘전략’입니다
많은 분들이 자동화는 뭔가 복잡하고 기술적인 것으로 느끼지만, 실은 가장 단순한 반복을 줄이는 것에서 시작됩니다.
“첨부파일 자동 정리”만으로도 팀의 리소스와 집중력을 아낄 수 있다면, 그건 명백한 전략입니다.
다음을 고민하고 계신가요?
매번 오는 문서를 자동으로 저장하고 싶다
이메일로 오는 첨부파일을 카테고리별로 분류하고 싶다
우리 팀만의 문서 자동화 플로우를 만들고 싶다
첨부파일 자동 저장 → 정리 → 공유까지의 흐름을 자동화해드립니다.